İletişim Planı

İLETİŞİM PLANI

İletişim planı, ne için? Neden? Hangi kaynaklar kullanılacak? Ne zaman yapılacak? Kimler için yapılacak? Verilmek istenen mesaj nedir? Hangi amaçla mesaj verilmek isteniyor? Soruları temelinde hazırlanır. Planda her şey görülebilir, anlaşılabilir, geliştirilebilir nitelikte olmalıdır.


İletişim planı çeşitli süreçlerden oluşur; öncelikle araştırma süreciyle başlar, sonra araştırma sonucunda durum analizi yapılır, daha sonra hedef kitle ve ana mesajın verileceği süreç planlanır, iletişim stratejisi belirlenir, bütçe çıkartılır ve uygulamaya geçilir, son süreç olarak da değerlendirme yapılır.

İLETİŞİM PLANI SÜREÇLERİ

Araştırma Süreci:
Kamuoyu yoklaması yapmak: Kamuoyunun hangi değerlere sahip olduğunu ve nelere ihtiyaç duyduğu araştırılır.

Müşteriyle görüşmeler yapmak: Hedeflenen amaç doğrultusunda nelerin yapılmak istendiği, hangi kitleye ulaşmak istediği, nasıl yapmak istediği, hangi mesajların verilmek istendiği, konu hakkında bilgilendirmenin yapıldığı görüşmeler gerçekleştirilir.

Durum Analizi:
Planlamanın ilk adımı şirketin amaçlarını ve hedeflerini belirlemektir. Araştırma süreci sonunda ulaşılan bilgiler ile amaçlar ve hedefler belirlenir. Verilmek istenen mesaj ve hedefler, planın en önemli detaylarıdır. Bu sebeple oldukça net ve açık olmalıdır. Hedeflenen mesajın dışında verilen mesajlar planlanan sürecin olumsuz sonuçlanmasına sebep olur.

Belirlenen hedefler ve amaçlar doğrultusunda bir iletişim planı oluşturulmaya başlanır.

Hedefler, amaca ulaşmamızı sağlayacak öncü yollardır. Amaçlar ise, ulaşmasını istediğimiz mesajların genel sonucudur.

Planın bu bölümü, kim?, ne için?, neden?, kimler için?, mesaj nedir? Sorularını yanıtlandıracak süreçtir.

Hedefler birbirleriyle uyumlu ve ölçülebilir nitelikte olmalıdırlar. Hedefler belirlenirken hedefin, bilgilendirme yapmak olduğu mu ya da bilinenin değiştirilmek istendiği mi gibi hususlara dikkat edilmelidir.

Hedef Kitle ve Ana Mesaj:

İletişim kurmaya çalıştığımız gruplar belirlenmelidir. Hedef kitle çok iyi belirlenip taranmalıdır. Hedef kitle ne kadar anlaşılır olursa verilmek istenen mesaj da o kadar kolay verilir.

Hedef kitle belirlenirken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır;Belirlenen hedef kitle verilecek olan mesajı doğru alabilmelidir

Belirlenen hedef kitlenin sahip olduğu ortak özellikler olmalıdır.

Belirlenen hedef kitledeki farklı gruplara ulaşılmak istenirken karşılaşılabilecek zorluklar oldukça minimuma indirilmelidir.

Hedefe ulaştırmak istediğin ana mesajlar belirlenmelidir. Bu mesajlar oldukça açık ve basit olmalıdır.

İletilmek istenilen mesajın ne olduğu belirlenmelidir.

Hazırlanan planın en önemli detaylarıdır. Mesajlar ne kadar doğru hazırlanırsa amaca da o kadar hızlı ve doğru şekilde ulaşılır. İletilen mesajın hedef kitle için yararlı olduğunu belirtecek özellikler ön plana çıkarılmalıdır.

İletişim Stratejisi:

Hedefleri meydana getirebilecek bir etkinlik planı hazırlanmalıdır.

Başlangıcından sonuna kadar tüm adımlar zamanlamayla birlikte hazırlanmalıdır. Belirlenen süreç içinde herhangi ayrı 2 etkinlik birbiriyle rekabet içinde olmamalıdır.

Planlama eğer uzun bir süreç içinde hazırlanıyor ise, zaman zaman kamuoyu yoklaması yapılarak istenilen mesajların doğru olarak hedef kitleye ulaşıp ulaşmadığının kontrol edilmesi gerekmektedir.

Etkili ve doğru bir basın bülteni hazırlanmalıdır.

Hedef kitle, ulaşılmak istenen amaç ve tercih edilen iletişim araçları birbirleriyle uyum içinde olmalıdır.

Her hazırlanan plan için bütçe çıkarılmalıdır. Müşteri ile birlikte bütçe planlaması yapılmalıdır.

Hedef kitle ile kendi tercihlerimiz karşılaştırılmamalıdır. Belirlenen hedefler doğrultusunda hedef kitlenin istekleri önemlidir. Hedef kitleye ulaşmak, onların bulunduğu yerlerde etkinlik düzenlemek ya da onların okuduğu yazılı basın görsellerinde bulunmak gerekmektedir.

İletişim araçları şunlardan oluşabilir;Reklam ve ilanlar: Gazete ve dergiler, radyolar, TV, billboardlar

Basılı malzemeler: Broşürler, el kitapları, posterler, haber ve basın bültenleri,

Medya ilişkileri: Basınla düzenli temas hali, basın listeleri sürekli güncel olmalı, medya ile röportajlar, basın bültenleri, elektronik bülten, basın toplantıları, basın gezileri

Kamuoyu ile ilişkiler: doğrudan postalama, kamuoyuna açık konferanslar, sponsorluklar, okul, hastane gibi kalabalık kesimin bulunduğu alanlara ziyaretler

Devlet ile ilişkiler: belediyeler, hükümet, bakanlıklarla sürekli temas halinde olma

Kurum içinde ve müşteriyle aylık toplantılar düzenlenmelidir.

Faaliyet raporları hazırlanmalıdır.

Değerlendirme Süreci:

Müşteriyle birlikte bir değerlendirme süreci gerçekleştirilir.

Hedeflere ulaşılabilindi mi? Hangi mesajda başarılı oldun? Hangi mesaj hedef kitleye ulaştırılamadı? Hangi etkinlik akılda kalıcıydı? Nerede zaman kaybı yaşandı? Gibi soruların yanıtlandığı bir değerlendirme yapılır.

Değerlendirme sürecini ölçümlemek için kamuoyu araştırması yapılabilir, anketler düzenlenebilir.

Doğru ve etkili bir değerlendirme süreci sonunda bir sonraki hazırlanacak plan için daha hazırlıklı ve başarılı olunur.

KAYNAKÇA:www.halklailiskiler.com/iletisim-plani.html